Главная>О компании>Мы в прессе

Мы в прессе

Как не переплатить за организацию корпоратива?

17 августа 2015

Как избежать ошибок при подготовке корпоративного мероприятия, на что обратить внимание:

1.Выбор даты проведения мероприятия
Особенности декабрьских дат

Самое первое и самое простое, с чего мы начинаем подготовку мероприятия – определение даты праздника. Но это только на первый взгляд. При планировании предновогоднего торжества необходимо знать и учитывать следующие особенности предновогодних дат.

Во-первых, с пятнадцатого декабря (а иногда и с десятого) начинается ежегодное, традиционное сезонное повышение цен у всех поставщиков услуг праздничной индустрии. Здесь идет речь именно прямых поставщиков, а не event-агентствах: рестораны, гостиницы, декораторы, флористы, компании, предоставляющие в аренду светотехническое и звукоусилительное оборудование и др. Поэтому если у Вас есть задача сэкономить средства при подготовке предновогоднего корпоративного мероприятия, его проведение в период с 1 по 10-13 декабря может в этом существенно помочь. Интересно, что из года в год увеличивается количество компаний, которые принимают решение о проведении мероприятия, посвященного Новому году, в январе (то есть после самого Нового года). У этого подхода есть один минус – уходит атмосфера и предчувствие праздника. Но есть и масса плюсов, основные из которых – существенная экономия средств и сравнительно облегченная организация. Так что такой подход вполне оправдан. Если же Вы все-таки решили не нарушать традиций и организовать мероприятие ближе к самому празднику Нового года и Рождества, то есть в последних датах декабря, Вам необходимо учитывать следующее. Две предновогодние пятницы декабря пользуются самым большим «спросом» у компаний-заказчиков предновогодних корпоративов. Как следствие и в сочетании с общей предновогодней эйфорией и гонкой за подарками, в Москве уже стал традиционным предновогодний коллапс – именно в эти два дня ситуация на дорогах Москвы крайне затруднительная, что влечет за собою массу организационно - логистических проблем. Это касается и кейтеринга, и артистов, и поставщиков оборудования – всех, кто должен так или иначе что-то доставить и обязательно на машине, но рискует не добраться до места вовремя. А это грозит срывом самому мероприятию. К тому же, это две самые дорогие даты с точки зрения организации праздника (если не учитывать предновогоднюю ночь с 31 декабря на 1 января).

 2.Выбор площадки
Оцениваем реальную вместимость и инфраструктуру

Самостоятельно подбирая площадку для проведения мероприятия, очень важно правильно оценить ее вместимость и соотнести ее с форматом планируемого Вами мероприятия. Если Вы планируете банкет, то необходимую площадь площадки вы должны рассчитывать по элементарной формуле: на одного гостя – два квадратных метра. Это необходимый минимум. Все уверения администраторов площадки в том, что на 200 кв.м. прекрасно разместятся 130 гостей – полная ерунда. Для того, чтобы гости сидели с комфортом, столы стояли так, чтобы официанты могли свободно проходить и без затруднений обслуживать гостей, а сами гости не ходили по головам соседей в попытке протиснуться между соседними столами, ну и конечно, чтобы артисты могли выступать, а гости танцевать, - соотношение площади места проведения праздника и количества гостей при банкетной рассадке должно быть 1:2. То есть на 100 гостей 200 кв. метров. Что касается фуршета, то здесь все проще, так как в классическом варианте все гости стоят и постоянно перемещаются по площадке. Поэтому на 100 человек будет достаточно зала площадью 100-150 кв. метров. Диванные зоны при фуршетном формате праздника необходимы, но существенно не влияют на увеличение необходимой площади.

Что еще необходимо учитывать при подборе площадки:

  • Близость/удаленность к метро и транспортной инфраструктуре. Говоря о предновогоднем празднике, это особенно важно, так как многие гости предпочтут добираться на метро, а не на машине, чтобы не терять излишне много времени на стояние в пробках. Но и от метро должно быть близко, чтобы не потратить сэкономленное время дорогу наземным транспортом или слишком обременительной пешей прогулкой зимним вечером.
  • Инфраструктуру площадки. Важно оценить, располагает ли площадка возможностями для проведения приветственного коктейля или торжественной части, где, в каком количестве и состоянии находятся туалеты, гримерные комнаты и подсобные помещения, предусмотрена ли парковка. С точки зрения инфраструктуры для проведения больших мероприятий часто лучше всего подходят рестораны при гостиницах. Гостиницы (не менее 4****) предлагают хорошее соотношение сервиса и инфраструктуры и подойдут Вам, в том числе, если вы планируете мероприятие, состоящее из нескольких частей: здесь возможно провести приветственный коктейль для гостей в фойе, подвести итоги года в конференц-зале, а потом переместиться в ресторан, в котором все уже готово для начала праздника. И, что особенно важно в предновогодние даты, – штатная ресторанная служба – в этом случае Вы будете уверены в том, что все Ваши гости будут накормлены, так как кейтеринг не застрянет с тарталетками в пробке. Этот же плюс и у ресторанов.

 3.Заблаговременный подбор площадки
Когда начинать подготовку и почему?

Если Вы планируете праздник не менее чем на 200-250 гостей, то начинать готовиться к нему нужно заблаговременно, а именно в августе. Именно в конце лета стоит начать подбирать площадку. Учитывайте, что даже после того, как Вы найдете площадку, удовлетворяющую Вас по всем параметрам, у Вас уйдет дополнительное время на организационные моменты по согласованию и заключению договора и перечислению предоплаты, которая и является подтверждением Вашей брони. Пока от Вас не поступили деньги в счет предоплаты, ни одно место не является гарантированно забронированным, несмотря на то, заключен у Вас договор или нет, - таковы реалии предновогоднего ажиотажа. Обращайте на это внимание, чтобы не было досадных недоразумений. Начав подготовку позже, например, в октябре-ноябре, Вы рискуете, что понравившаяся Вам площадка будет уже забронирована и Вам придется выбирать из «остатков», которые вопреки известной поговорке зачастую не сладки. Вывод - чем больше у Вас гостей, тем раньше нужно начинать подбор площадки.

 4.Кейтеринг или ресторан?
Особенности ресторанного обслуживания

Сейчас праздник можно организовать практически везде, не ограничиваясь ресторанами. Свои возможности по проведению торжеств предлагают и музеи, и галереи, и лофты (бывшие заводы), и коллекторы, и парки, и даже спортивные арены. На любой вкус, бюджет и сценарий найдется необходимая площадка. И все эти площадки делятся по одному признаку – штатная ресторанная служба или служба выездного ресторанного обслуживания (кейтеринг). На что необходимо обратить внимание при работе с ресторанной или кейтеринговой службой:

  1. Готовность столов и зала. Вне зависимости от того, кейтеринговая и штатная ресторанная служба обслуживает ваше мероприятие, обязательным условием и для тех и для других должна быть заблаговременная готовность столов на двух этапах:
    1. Готовность под накрытие блюдами (то есть засервированные столы и сутулья) – минимум за 2-3 часа до начала мероприятия. Такая готовность необходима для продолжения работы иных служб (декораторов, например). Все столы и стулья должны быть расставлены в соответствии с утвержденной рассадкой, с проставленными номерами столов, с отутюженными скатертями и чехлами (если таковые у Вас запланированы).
    2. Готовность с сервировкой холодными закусками и напитками – за 15-20 минут до начала мероприятия. Если банкетный менеджер говорит Вам, что блюда будут выносить, когда рассядутся гости, так как они (блюда) могут заветреться, предложите ему накрыть столы холодными закусками под пленкой для пищевых продуктов, которую официанты снимут сразу перед приходом гостей. В противном случае, и картина будет на та, и суета официантов, и недовольство гостей.
  2. Свой алкоголь. Очень часто в целях экономии компании желают привезти свой алкоголь. Иногда это оправдано, иногда нет. В любом случае, если Вы хотите привезти свой алкоголь, вам необходимо учесть несколько моментов:
    1. Еще на этапе подбора площадки необходимо предварительно согласовывать этот момент с администрацией. Есть площадки, которые вообще не позволяют привозить свой алкоголь, какие-то разрешают, но частично, а есть те, которые позволяют делать, как хочется.
    2. Если вам позволили привезти свой алкоголь, уточните размер так называемого «пробкового налога», то есть платы за каждую привезенную бутылку. В некоторых местах берут дополнительную плату не из расчета за каждую бутылку, а из расчета за каждого человека. В любом случае, важно соотнести, насколько экономия от покупки алкоголя выше дополнительных затрат на пробковый налог и своевременную транспортировку закупленного алкоголя к месту проведения мероприятия. Иногда бывает, что оно того не стоит.
    3. Привезя свой алкоголь Вы можете заранее договориться с банкетным менеджером, что по окончании мероприятия он передаст Вам оставшиеся невскрытые бутылки и пробки от вскрытых бутылок – так Вы сможете проконтролировать, не пропали ли у Вас алкогольные запасы, что, к сожалению, бывает часто.
  3. Сколько нужно алкоголя? Здесь расчет очень простой: одна бутылка вина идет в среднем на 4 бокала, шампанского – на 4-5 бокалов. Один литр сока – на 4 стакана, то же самое касается и воды. Бутылки у кейтеринга.
  4. Сколько нужно еды? При банкетном формате праздника рассчитывайте и согласовывайте меню из расчета, чтобы выход еды на одного человека был не менее 1000 гр. Это важно в виду того, что праздник, как правило, длится не менее 6-7 часов, гости сидят за столами (особенно в первой части вечера) и не должны остаться голодными.
  5. Вынос блюд. Не забудьте согласовать с банкетным менеджером время выноса блюд, соотнеся его с тайм-листом и программой Вашего вечера. Это важно, потому как может получиться, что гости уже расходятся, так и не попробовав десерт. Или горячее вынесено слишком поздно.
  6. Рассадка гостей. При планировании рассадки по европейкому типу (за круглыми столами) обратите внимание на диаметр стола. Если столы небольшие, диаметром 150-160 см, за них сядут 6-7 человек, больше будет уже тесно. Если столы диаметром 180-200 см, то за такие столы с комфортом сядут 10-12 человек.

 

5.Развлекательная программа

5.1. Концепция, сценарий и тайм-лист
Что это такое и почему без этого не обойтись?

Концепция мероприятия (его идея) разрабатывается на самом первом этапе, еще до поиска площадки, так как если хочется сделать праздник не классическим, а тематическим, например, то площадка должна подчеркнуть его идею и создать дополнительную атмосферу.

Сценарий – это подробно прописанная концепция праздника. Даже если у Вас классический новогодний банкет, сценарий также необходим, так как в нем должны быть подробно прописаны роли, речевки, номера артистов, привлеченных для участия в празднике.

Тайм-лист – это рабочий документ, крайне необходимый для организаторов. Он составляется на основе сценария и представляет собою пошаговый повременной план мероприятия с указанием времени начала и окончания каждого номера, наполненности блоков, что и как происходит в каждые пять минут мероприятия и кто в этом задействован. Тайм-лист должен быть сделан в нескольких экземплярах, которые нужно обязательно обсудить с ведущим, звукорежиссером, светорежиссером, артистами и администратором площадки, ответственным за ваше мероприятие, и оставить каждому из них копию как шпаргалку.

 5.2. Артисты
Как выстроить взаимоотношения с артистом? И без чего невозможно нормальное выступление?

Самая яркая часть любого мероприятия – выступление артистов и номера вашей развлекательной программы. Для гостей это часть самая запоминающаяся, для Вас – самая хлопотная. От того насколько слаженно у вас получится организовать развлекательную программу вашего праздника зависят воспоминания и впечатления ваших гостей. О чем нужно помнить при организации самой яркой части вашего праздника:

  1. Обязательно заключайте с артистом договор, в котором прописывайте все существенные детали его выступления, а также взаимную ответственность: его – по качественному выступлению (по качественным здесь понимается: своевременный приезд на площадку, без опозданий, в согласованных костюмах и выступление с согласованными номерами в соответствии с вашим тайм-листом), ваши – по своевременной и полной оплате его услуг. Это очень важно. Не забывайте, что не только артист вам обязан выступить – красиво и ярко, но и вы должны оплатить его услуги. Заранее, по факту заключения договора – внести предоплату, забронировать дату и время выступления. А в день выступления или в течение нескольких дней после мероприятия (как Вы договоритесь и пропишите в договоре) – остальная часть. Имейте в виду, что артисты крайне редко идут на постоплату оставшейся части гонорара и просят оплатить их выступление до или сразу после их выхода на сцену. Если артист отказывается заключать договор – это повод задуматься: есть большой риск в том, что с выступление данного артиста могут возникнуть проблемы.
  2. Заранее обговорите с артистом его технический и бытовой райдер, без чего его выступление невозможно. Взаимное уважение друг к другу – залог успешно проведенного мероприятия. Не забудьте, что артистам нужны гримерные комнаты или помещения, оборудованные стульями, вешалками, зеркалами (хотя бы одним), у них должна быть вода, а если артист с Вами долгое время на мероприятии, то и еда. Особое внимание обратите на то, какое необходимо оборудование для выступления музыкального коллектива и сколько нужно свободного места для выступления шоу-балета. Если балету нужно 30 кв. метров, то зачастую это не блажь, а необходимость для качественного выступления. Этим не нужно пренебрегать, думая, что и на 15 кв. метрах поместятся. Может и поместятся, но выступать будут не шесть человек, а три и, может, не в тех сногсшибательных костюмах, которые Вы согласовали, потому что они просто в них не разойдутся.
  3. Ну и конечно, каждый выход согласно вашему тайм-лист нужно лично контролировать, не допуская мысли о том, что все и без того знают, кто за кем и во сколько выступает. Ни одна программа не проходит с точностью минута в минуту, это естественно, но своим контролем, активным управлением этим творческим процессов и оперативным решением вопросов Вы приблизите ее к тайм-листу, минимизировав провалы и дыры, которые могут быть вызваны целым рядом не зависящих от вас причин.

 

6.Как сэкономить или не переплатить за организацию мероприятия?

Как вы видите и знаете, процесс организации праздника – крайне трудоемкий и требует большого умения, знаний и организаторских способностей. И в этой статье мы не затронули еще много важных вопросов, возникающих в процессе подготовки мероприятия. Праздник может быть организован самостоятельно (во многих компаниях есть для этого специальные службы) или силами привлеченного event-агентства. Этот вопрос все компании решают для себя самостоятельно. Но, как правило, чем больше в компании работает людей, тем чаще компании поручают эту задачу агентству. Организация праздника через агентство – это не всегда дороже. Не многие знают, что event-агентство может помочь своему клиенту сэкономить часть средств, тем самым оптимизировав бюджет мероприятия. У профессионального и активно работающего агентства масса связей и наработанных взаимоотношений с поставщиками услуг, что дает возможность предложить клиенту более низкую цену или просто уменьшить цену на размер агентской скидки, которую поставщик делает агентству. Это честно и правильно по отношению к клиенту. Так что от того, как Вы выстроите свои отношения с агентством (а оно с Вами) зависит итоговый бюджет праздника и удастся ли агентству решить свою главную задачу – снять с Вас головную боль по организации Вашего мероприятия.

С журнальной версткой статьи вы можете ознакомиться здесь.

< Назад к прессе


Если у вас есть вопросы, позвоните нам
+7 (495) 920-19-41Заказать обратный звонок
Компания заказчик
Контактные лица
Телефон
e-mail
Краткое описание проекта
Дата
Численность
Пожелания/Комментарии
Заявка отправлена

Отправить еще одну
Оставить заявку на мероприятие
Обратный звонок
Как к вам обращаться
Контактный номер
Все получилось!

В ближайшее время
мы свяжемся с вами.
Спасибо!

Подписаться на рассылку
Как к вам обращаться
Оставьте email
Все получилось!

В ближайшее время
мы свяжемся с вами.
Спасибо!